Stellenangebot schreiben: Mit dieser Formel bekommst du bessere Bewerbungen

Stellenanzeigen sind eigentlich nichts anderes als gute Marketing-Texte: Du willst damit einen Job als besonders interessant “verkaufen” – damit sich genau die Richtigen bewerben. Langweilig und austauschbar tut’s deshalb nicht! Hier erkläre ich dir Schritt für Schritt, wie du eine richtig gute (und moderne) Stellenanzeige schreiben kannst.

Angefangen habe ich vor neun Jahren als Einzelkämpferin, mittlerweile arbeite ich in meinem Unternehmen mit einem Team von elf Mitarbeiterinnen .

Und immer, wenn wir jemand Neues suchen, halte ich mich an Kommunikations-Regeln, die ich eh täglich predige – und ziehe damit Bewerber und Berwerberinnen an, die gut zu meinem Unternehmen passen (und die auch richtig Lust darauf haben, für uns zu arbeiten).

Hier kommt die Formel, nach der wir unsere Stellen-Ausschreibungen aufbauen:

1. Sag, wen du suchst (und wofür)

Beim Stellenangebot schreiben beginnst du am besten mit den Basics. Beschreibe möglichst kurz und präzise:

• Titel der Position: z.B. „Ich suche eine virtuelle Assistenz für [Aufgaben-Bereich]”.

• Aufgabenübersicht: z.B. eine Antwort auf die Frage: “Was ist zu tun, welche Voraussetzungen soll die Person mitbringen?” Hier hilft es, wenn du das in einen kurzen, erfrischenden Text einbettest. Schreib dabei so, wie echte Menschen sprechen – denn dann wirst du sofort verstanden.

So haben wir das formuliert (Ausschreibung für eine virtuelle Assistenz):
Wir suchen unsere neue Programm-Assistenz, rechte Hand der Programmleitung unseres Programms “Presse Rockstars”, Kunden-Support-Queen/King und Orga-Talent.

In unseren Träumen bist du fit in vielen digitalen Tools und Automationen, kennst dich mit WordPress und E-Mail-Marketing aus, bist gewissenhaft, aufmerksam im Kunden-Support, denkst immer einen Schritt voraus und arbeitest strukturiert und selbst organisiert. 

Und ja, wir wissen: Das sind viele Talente auf einmal. Aber wir sind sicher: Es gibt dich da draußen!

Eine durchdachte Stellenanzeige schreiben bedeutet, hier möglichst konkret zu sein.

2. Beschreibe detailliert die Aufgaben

Je genauer du die Anforderungen und den typischen Arbeitsalltag beschreibst, desto eher kann dein Mitarbeiter in spe abgleichen: Kann ich das, will ich das, liegt mir das? 

Starte diesen Abschnitt mit: “Das ist der Job”. Dann kannst du ganz konkrete Tätigkeiten auflisten.

So haben wir das formuliert:
Du sorgst dafür, dass alle Mitarbeiterinnen und Kunden Zugang zu den richtigen Plattformen und Materialien haben, Automationen funktionieren und unser Online-Programm “Presse Rockstars” rund läuft. Du unterstützt also das Team und vor allem die Programmleitung.

Außerdem bist du stark involviert, wenn wir unser Programm launchen und wirst auch bei Launches von anderen Programmen eingebunden.

Dein zweiter Aufgabenbereich liegt im Kundensupport: Du beantwortest täglich die E-Mails, die in unserem allgemeinen Postfach eingehen oder leitest sie an die betreffenden Personen weiter.

Zu den Aufgaben gehören zum Beispiel:

– Kunden begrüßen, onboarden und offboarden
– zuverlässig Kundendaten nachhalten
– E-Mail-Automationen technisch einrichten (Verknüpfungen, Sequenzen, Tagging)
– Inhalte in unser virtuelles Klassenzimmer einpflegen
– Kleinere Grafik-Arbeiten in Canva
– Einfache Berechnungen in Excel
– Organisation zeitlich begrenzter Projekte, z.B. bei Marketing-Kampagnen oder Flash Sales
– E-Mails von Newsletter-Lesern oder Interessenten beantworten
– Landingpages bauen (WordPress + Elementor)
– Launch-Management (natürlich nur nach gründlicher Einarbeitung)

3. Schildere den Arbeitsumfang und das Gehalt

Schreib deutlich in dein Stellenangebot: Wie lauten deine Konditionen, was ist unabdingbar, was ist verhandelbar? Folgende Punkte sind wichtig:

• Das Arbeits/ Auftragsverhältnis: Festanstellung, Freelance, befristet/unbefristet etc.
• Der Arbeitsumfang: in Wochenstunden, fest oder flexibel
• Bezahlung: Vor allem, wenn das Budget schon feststeht (etwa bei Stellen für Werkstudierende oder bei Freelancern mit Stunden- bzw. Tagessatz)

So haben wir das formuliert:
Angedacht ist die Stelle für stundenweise Assistenz (mind. 15 Stunden/ Woche). Solltest du eine Festanstellung bevorzugen, können wir aber auch darüber gern sprechen.

4. Erzähl von dir (und deiner Firma)

Neben der fachlichen Eignung muss bei dem idealen Bewerber vor allem eines stimmen: die Chemie. 

Erzähl also etwas über die Hard Facts deines Unternehmens (wo, was, wie viele), aber auch über Soft Skills, die du dir von deinen Mitarbeitenden wünschst, also etwa “Wie gehen wir miteinander um? Wo wollen wir hin?”

Starte diesen Abschnitt mit der Frage: ”Wer sind wir?” und verlinke am Ende idealerweise auf die “Team”-Seite deiner Webseite. Dazwischen gibst du dann einen Eindruck auf das, was dich und dein Unternehmen ausmacht

• Teamgröße und Struktur: Wie viele Menschen arbeiten bei dir, wie arbeiten sie zusammen (remote, hybrid, vor Ort) ?
• Unternehmensvision: Was ist das große Ziel, und wie trägt das Team dazu bei?
• Unternehmenswerte: Was ist dem Unternehmen wichtig (z.B. Eigenverantwortung, Wertschätzung, oder Lust an Wettbewerb und überdurchschnittliche Leistungsbereitschaft)?

So haben wir das formuliert:
Wir sind ein komplett remote arbeitendes,12-köpfiges Team. Zur Hälfte sind wir Journalistinnen, zur anderen Hälfte Orga-, Marketing- und Service-Profis. In unseren Online-Programmen und -Kursen begleiten wir jährlich mehrere hundert Teilnehmer und Teilnehmerinnen dabei,

– ihr Business in die Presse zu bringen
– bessere Marketing-Texte zu schreiben
– sich mit ihrem Content und Webseiten von der Konkurrenz abzuheben

Was wir außerdem noch sind: verdammt umgänglich und gut gelaunt.

In allem, was wir tun, legen wir Wert auf Eigenverantwortung, hohe Qualität und Wertschätzung.

Mehr über unsere Gründerin und unser Team erfährst du hier. 

5. Schreib in deine Stellenausschreibung eine Wunschliste: das muss, das kann

Den idealen Bewerber kann man sich nicht backen – das weißt du, wenn du ein Stellenangebot schreiben willst. Und das wissen auch die, die deine Stellenanzeige lesen.

Aber denk ruhig groß: Was muss die Person unbedingt mitbringen – und was noch dazu, in der besten aller Welten? Welche Eigenschaften braucht sie dringend für den Job? (Jemand, der hoch kreativ ist, arbeitet selten gern Listen ab – und jemand, der sehr strukturiert denkt, produziert nicht Ideen am laufenden Band)

Diesen Abschnitt startest du mit dem Halbsatz “Das solltest du mitbringen”, und hinein gehört folgendes:

• Ausbildung und Fähigkeiten: Berufsabschlüsse (wenn nötig), bisherige Erfahrung, Fachkenntnisse (etwa bestimmte Tools und Software)
• Wichtige Eigenschaften: Was sollte die Person vom Typ her mitbringen? Zum Beispiel: kann sich selbst organisieren, strukturierte Arbeitsweise, Flexibilität, Geduld, mag Umgang mit Menschen, mag Zahlen und Tabellen, mag es, unter Druck zu arbeiten o.ä. Falls du Modelle wie DISG kennst – welchen Typ Mensch braucht es für diesen Job?
• Nötige Verfügbarkeit: Wöchentliche Stundenanzahl, ggfs. Flexibilität oder Stoßzeiten, Einschränkungen in Sachen Urlaub (etwa: wir brauchen dich an Weihnachten, abends oder Wochenenden)

So haben wir das formuliert:
➡️ Grundvoraussetzung ist Erfahrung mit WordPress, E-Mail-Marketing-Tools und Automationen (wir arbeiten mit Zapier)

➡️ Du bist gut darin, viele kleine Aufgaben nach und nach abzuarbeiten und dabei nicht den Überblick zu verlieren

➡️ Du denkst in Lösungen und gern einen Schritt im Voraus

➡️ Du kannst dich selbst gut organisieren, arbeitest gewissenhaft und optimierst gern

➡️ Du übernimmst Eigenverantwortung, wenn dir ein Aufgabenbereich anvertraut wurde und machst selbstständig Vorschläge

➡️ Es ist okay für dich, wenn du zwischendurch mal schnell ein Problem lösen musst (Automationen können so ihre Tücken haben!) oder eine ad-hoc Aufgabe erledigen sollst

Ganz besonders wichtig ist uns, dass du werktags im Regelfall täglich für uns ansprechbar bist.

Wir gehen von einer wöchentlichen Arbeitszeit von 15 Stunden aus, in Stoßzeiten können es aber auch mal 20 bis 25 sein.

6. Erkläre, wie euer Workflow funktioniert

Wie arbeitet ihr gewöhnlich zusammen? Wenn du ein Stellenangebot schreiben möchtest, solltest du folgende Punkte klären:

• Wie arbeitet ihr? vor Ort oder hybrid (wenn ja, mit welchen Tools?)
• Wie funktioniert die Einarbeitungsphase? Wie sieht euer Onboarding-Prozess aus?
• Wie organisiert ihr eure Arbeit? Gibt es Pflicht-Anwesenheit, Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit? Wie sieht es in Stoßzeiten, am Wochenende etc. aus?

So haben wir das formuliert:
Für unser Online-Unternehmen ist es wichtig, dass du dich schnell in unsere Tools einfinden kannst, Vorerfahrung mit allen ist nicht zwingend, jedoch sind gute Kenntnisse in Convertkit und digistore24 ein Muss.

Wir arbeiten alle remote und nutzen neben den bereits genannten Tools
– Asana
– Slack
– Convertkit
– Digistore
– und Airtable.

Wie arbeitest du mit uns?

➡️ Du durchläuft bei uns ein strukturiertes Onboarding, damit du optimal auf deinen Job vorbereitet bist
➡️ Wir stehen über Slack im täglichen Austausch
➡️ In wöchentlichen Zoom-Meetings planen wir alle Aktivitäten
➡️ Du erhältst klare Aufgaben, die du selbstständig für dich strukturiert und abarbeitest ➡️ Du erfasst selbstständig deine Arbeitszeiten
➡️ Manche Phasen können bei uns intensiver sein als andere. Wir achten aber darauf, dass die Balance stimmt.

7. Wirf deinen Köder aus: Was hast du, was andere nicht haben?

Du willst die besten Talente, die schlauesten Köpfe, die nettesten Menschen um dich haben? Dann überleg, was du zu bieten hast, etwa: 

• Team-Events: Regelmäßige Teamtreffen oder Unternehmensevents.
• Arbeitsumfeld: Remote-Arbeitsmöglichkeiten oder flexible Arbeitszeiten.
• Weitere Vorteile: Individuelle oder teambezogene Benefits (z. B. freie Zeiteinteilung, Weiterbildungsmöglichkeiten, besondere Sozialleistungen, Boni etc., attraktiver Arbeitsort…)

So haben wir das formuliert:
➡️ Wann du arbeitest, ist uns ziemlich schnuppe – es gilt: freie Zeiteinteilung! Nur feste Termine (Kunden- oder Team-Calls) solltest du natürlich zuverlässig wahrnehmen

➡️ Mindestens einmal im Jahr treffen wir uns live in einer schönen Location – denn der gute Team-Spirit ist uns wichtig!

8. Zum Schluss nochmal Klartext: Was soll der Bewerber tun?

Sei keine Blackbox für Bewerber und Bewerberinnen, sondern erklär’ ihnen, was mit ihren Unterlagen geschieht und was sie erwartet. Etwa: 

• Bewerbungseinreichung: kommuniziere klar die formellen Voraussetzungen (z.B. Online-Formular nutzen, keine E-Mail)
• Einsendeschluss
• Ausblick: Wie geht es nach dem Einsenden der Bewerbung weiter?

Reiche deine Bewerbung über diesen Link ein. Wir berücksichtigen Bewerbungen, die spätestens bis zum 22. November eingehen. 

Bitte keine Bewerbungen per E-Mail oder auf anderen Wegen!

Noch mehr Tipps, um ein effizientes Stellenangebot zu schreiben:

Achte auf den richtigen Ton

Ein Stellenangebot bringt auch zwischen den Zeilen viel rüber. Etwa, wie ihr arbeitet und miteinander umgeht: Geht es sehr formell bei euch zu? Oder eher locker und auf Augenhöhe? 

Dann schreib auch so!

Wir formulieren unsere Anzeigentexte immer so, wie wir auch im Unternehmen miteinander umgehen, also:

• Locker und persönlich: Wir nutzen die direkte Ansprache („du“) und humorvolle, umgangssprachliche Formulierungen – das schafft Nähe.
• Humorvoll und selbstbewusst: Eine witzige Einleitung („Kunden-Support-Queen/King und Orga-Talent“) soll zeigen: Wir sind tiefenentspannt. Oder, wie wir selbst schreiben: „verdammt umgänglich und gut gelaunt“. Das lässt uns sympathisch und nahbar erscheinen (hoffen wir jedenfalls!).
• Professionell und kompetent: Trotz der lockeren Formulierungen bleiben wir fachlich-sachlich-präzise, besonders bei der Beschreibung der Aufgaben und Anforderungen.

Diese Kombi kommt in der Regel gut an, vor allem bei den richtigen Leuten!

Nutze Keywords im Jobtitel

Überleg dir im Vorfeld:; Wie ist die genaue Berufsbezeichnung deines Jobs? Und vor allem: Nach welchen Begriffen filtern Bewerbende?

Recherchiere in Jobbörsen, als was die Person firmiert, die du suchst. 

Achte auf die korrekte Schreibweise (eventuell mit Variationen) und schreib es dann so in Titel und Stellenanzeige. Etwa “Online Marketing Manager” oder “Community Manager”.

Achte auf juristische Fallen

Achtung: Im Arbeitsrecht gelten bestimmte Vorschriften, gegen die eine Ausschreibung nicht verstoßen darf. Wichtigste Grundlage ist das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Die wichtigsten Vorschriften im Überblickl: 

• Verbot der Diskriminierung: Stellenanzeigen dürfen keine Diskriminierung aufgrund von Geschlecht, Alter, Herkunft, sexueller Orientierung, Religion, Behinderung oder anderen persönlichen Merkmalen enthalten.

Beispiel: Anstelle von „wir suchen einen jungen dynamischen Mitarbeiter“ sollte die Formulierung neutraler sein, z.B. „wir suchen einen engagierten Mitarbeitenden“.

• Vermeidung von geschlechtsspezifischen Begriffen: Verwende geschlechtsneutrale Formulierungen wie „Mitarbeitende” oder „Führungskraft“. Auch „m/w/d“ (männlich/weiblich/divers) wird dringend empfohlen, um alle Geschlechter anzusprechen.

Nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber fair: Sei transparent im Bezug auf Aufgaben, Arbeitszeit, Vergütung, Vertragsbedingungen.

Lass dich auf dem richtigen Kanal finden

Wir versenden die Angebote ausschließlich über unseren Newsletter. Unser Team teilt die Suche darüber hinaus auf Social Media oder schlägt Kandidaten vor (Vorteil: persönliche Empfehlung und Vorfilterung)

Jobportale, etwa Indeed oder Stepstone, sind natürlich auch eine Möglichkeit.

Bleib fair, auch bei unpassenden Bewerbungen

So machst du als potentieller Arbeitgeber einen guten Eindruck (auch bei denen, die gerade nicht in Frage kommen, ehemaligen Kunden etc.) und findest zügig gute Kandidaten: 

• Schick jedem und jeder eine Eingangsbestätigung
• Offensichtlich ungeeignet? Sofort aussortieren, zügig, klar und freundlich absagen
• Top- Bewerberinnen und Bewerber dabei? Schnellstmöglich Gesprächstermine ausmachen (weil gute Bewerberinnen auch schnell weg sind!)
• Allen anderen klare Fristen kommunizieren: “Wir führen X Gespräche, dann entscheiden wir uns bis…” – jede und jeder soll wissen, woran er oder sie ist!

Wer ein Stellenangebot schreiben will, das nicht nur gut klingt, sondern auch die richtigen Leute anzieht, sollte sich an diese Struktur halten. So stellst du sicher, dass du nicht nur Bewerbungen bekommst – sondern genau die passenden Talente für dein Unternehmen findest.

Viel Glück bei der Suche!

Übrigens: Wir haben über unsere Stellenanzeige in kürzester Zeit eine geniale virtuelle Assistentin gefunden. Sie hatte nicht nur alle Tools auf Pfanne und konnte zeitnah zu unserem Wunschtermin anfangen – sie passte auch menschlich wunderbar ins Team.

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