Nachfassen: Darf ich nach einer Mail bei Journalisten nachhaken?

Du hast einen Journalisten kontaktiert – aber keine Rückmeldung erhalten? Dann ist es jetzt Zeit für’s sogenannte “Nachfassen” oder auch “Nachhaken”. Welche Regeln du dabei beachten solltest, lernst du in diesem Blogpost.

Vorweg: Am Nachhaken ist nichts falsch! Tatsächlich erreichen die Teilnehmer unseres Presse-Programms oft bessere Ergebnisse, wenn sie nach dem ersten Kontakt mit einem Journalisten wenig später noch einmal kurz per E-Mail oder Telefon nachfassen.

Nur solltest du dich dabei unbedingt an ein paar wichtige Grundregeln halten!

Regel Nummer 1:
Halte dich kurz

Kaum etwas nervt Journalisten mehr, als enthusiastische PR-Leute, die ihnen ein Ohr abkauen und sie überzeugen wollen vom “tollen Produkt”, der “innovativen Unternehmens-Idee” oder der “total spannenden Dienstleistung”.

Deshalb gilt sowohl für Anrufe als auch für E-Mails: Fass dich kurz. Immer.

Und Nachhak-E-Mails sollten die allerkürzesten sein. Ein, zwei Sätze reichen völlig aus!

Im Kern geht es ja auch nur darum, den Journalisten oder die Redakteurin daran zu erinnern, dass du vor einiger Zeit etwas in seinen oder ihren Posteingang geschickt hast.

Das lässt sich in wenigen Worten sagen.

Dann noch die ursprüngliche E-Mail zur Erinnerung unten eingefügt – zack, fertig.

Und wählst du das Telefonat, so lass dem Journalisten gleich zu Beginn die Wahl, ob er wirklich mit dir reden will – und frag ihn, ob er kurz Zeit hat/ob es ein guter Moment ist, bevor du los redest. Das zeigt, dass du seine Zeit respektierst.

Regel Nummer 2:
Halte dich an den richtigen Zeitpunkt

Ein guter Zeitpunkt fürs Nachhaken ist ein bis zwei Wochen, nachdem du die Redakteurin mit deinem Gesprächs-Angebot kontaktiert hast. Denn du solltest ihr etwas Zeit geben, das Thema mit ihren Kolleginnen besprechen zu können. Da Redaktionskonferenzen oft nur ein Mal pro Woche oder noch seltener stattfinden, darfst du nicht zu ungeduldig sein,

Natürlich ist die ein-bis-zwei-Wochen-Regel außer Kraft gesetzt, wenn es um ein brandaktuelles Thema geht – dann darfst du schon früher nachhaken.

Was du allerdings immer vermeiden solltest: kurz vor einer Deadline anzurufen.

Gerade bei Tageszeitungen geht es jeden Tag ab 14 oder 15 Uhr ziemlich hektisch zu – denn bis zum Abend muss die Zeitung fertig sein. Redakteure stehen dann unter Strom – und können auch mal unhöflich rüberkommen (oder sie gehen gar nicht erst ans Telefon).

Auch in Magazin-Redaktionen gibt es Tage, in denen alles schnell gehen muss, weil das Heft abgeschlossen werden soll.

Wann diese Tage sind, ist allerdings von Redaktion zu Redaktion verschieden.

Hast du einen guten Kontakt zu einem Journalisten, kannst du ruhig mal fragen, wann in seiner Redaktion “die Hütte brennt”, weil Heft-Abgabe ist –so bekommst du ein besseres Gefühl dafür, wann es ein guter und wann ein schlechter Moment fürs Nachhaken ist.

Und diese Tage solltest du dann meiden für neue Gesprächs-Angebote.

Schwierige Zeitpunkt fürs Kontakt-Aufnehmen können außerdem sein:

• Freitag Nachmittag – da sind Redakteure gedanklich schon im Wochenende
• Montagmorgen – da ist der Posteingang voll
• Typische Urlaubszeiten – dann sind viele Redakteure nicht da

Regel Nummer 3:
Halte dich an Signalwörter

Damit deine Nachricht nicht in der E-Mail-Flut eines Journalisten untergeht, muss sie auffallen – das ist dir sicher klar. Deshalb brauchen deine Betreffzeilen immer Signalwörter, wenn du E-Mails schreibst. (In diesem Blogpost schreibe ich ausführlicher darüber, was solche Signalwörter sein können)

Wenn du per E-Mail nachhakst, empfehle ich dir dieses Signalwort: “Erinnerung”.

Stelle es an den Anfang deiner Betreffzeile, füge dann einen Doppelpunkt und deine ursprüngliche Betreffzeile der E-Mail hinzu, auf die du dich beziehst – et voilá, das reicht schon.

Selbst, wenn deine Betreffzeile jetzt etwas länger ist: Das Wort “Erinnerung” zieht die Aufmerksamkeit auf sich.

Und mehr muss eine gute Betreffzeile nicht leisten.

Regel Nummer 4:
Halte dich an die alten Tugenden “Höflichkeit” und “Geduld”

Ja, es nervt, wenn ein Redakteur auf ein Gesprächs-Angebot so gar nicht reagiert. Trotzdem solltest du immer freundlich bleiben – ob telefonisch oder schriftlich. Und auch ein bisschen Verständnis für dein Gegenüber kann nicht schaden.

Denn wenn du dich schon etwas genauer bei mir umgesehen hast, weißt du, wie wuselig es in Redaktionen zugeht – ich predige die Zustände ja immer wieder.

Patzigkeit ist deshalb das Letzte, was ein Journalist gebrauchen kann. Und immerhin willst du etwas von ihm!

Deshalb hier meine besten Tipps:

Klingt ein Journalist kurz angebunden, frag: “Wann wäre ein besserer Zeitpunkt, um darüber zu sprechen?”

Meldet sich eine Redakteurin nicht, obwohl ihr doch schon so netten Kontakt hattet, geh einfach vom best case aus: Sie hat deine letzte E-Mail einfach übersehen – oder sie zwar gelesen, aber dann kam etwas Wichtigeres dazwischen.

Vermeide Patzigkeit á la: “Sie haben mich wohl vergessen?!” Verspricht ein Redakteur, sich zu melden, tut es dann aber nicht, erinnere ihn einfach kurz und freundlich.

Und wenn dir trotz all meiner Tipps jetzt immer noch die Schweißperlen auf die Stirn treten, weil dich der Gedanke ans Nachhaken stresst, dann habe ich hier 4 Anstöße, mit denen du deine Angst überwindest.

Gutes Gelingen!

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